Jak przygotować konferencję online z tłumaczeniem zdalnym

23 czerwca 2020

W tym artykule podpowiemy, jak przygotować się do przeprowadzenia z sukcesem konferencji online z tłumaczeniem, nawet na kilka języków.

Konferencja online to znacznie większe obciążenie organizacyjne, intelektualne i psychiczne dla organizatora, a także dla tłumacza.

Będziesz wiedział, na co zwrócić uwagę zlecając tłumaczenie. Poznasz uwarunkowania różnych rozwiązań technologicznych, które można zastosować w czasie twojego eventu. Dowiesz się także, o czym nie można zapomnieć podczas przygotowań do wydarzenia.

Niezależnie od tego, czy organizujesz duże spotkanie czy konferencję z udziałem zagranicznych uczestników, czy reprezentujesz agencję eventową czy klienta końcowego, są sprawy, nad którymi warto się pochylić zlecając zdalne tłumaczenie symultaniczne konferencji online.

Dobór rozwiązania do tłumaczenia online

Bardzo istotne jest, aby od samego początku jasno określić potrzeby. Nie tylko język czy języki tłumaczenia, liczbę uczestników, daty i godziny. Ważne jest wiedzieć, kto będzie prelegentem. Czy to osoba obeznana z rozwiązaniami cyfrowymi czy raczej obawiająca się nowości.

Dzięki tej wiedzy biuro czy studio, z którym współpracujesz, będzie miało szansę dobrać nie tylko najlepsze, skrojone na miarę rozwiązanie. Zaproponuje ci także rozwiązanie optymalne cenowo.

Tłumaczenie zdalne – rozwiązanie hybrydowe

W zależności od tego, kto będzie prelegentem i na jakie języki potrzebne jest tłumaczenie, można skorzystać w przypadku osób mniej „technicznych” z rozwiązania hybrydowego. Wtedy prowadzący konferencję przyjeżdża do studia AV i stamtąd prezentuje.
Stamtąd też będzie odbywać się tłumaczenie. Tłumacze będą pracować w klasycznych kabinach, z podglądem konferencji, a ich tłumaczenie będzie przesyłane na platformę, wybraną przez klienta do danego wydarzenia.

Tłumaczenie w 100% zdalne (RSI*)

Do dyspozycji są również całkowicie zdalne rozwiązania, gdzie i prowadzący i tłumacze pracują ze swoich domów. Ważnymi kryteriami doboru będzie liczba uczestników, liczba języków, dostępność platformy, jej kompatybilność z platformą, na której klient organizuje wydarzenie oraz cena.

W przypadku tłumaczeń zdalnych, tak jak w klasycznych konferencyjnych, tłumacze ustni pracują w zespołach 2-osobowych dla każdej pary językowej i zmieniają się co 20-30 minut. Ze względu na dodatkowe obciążenie i dla zapewnienia ciągłości świadczenia usługi, muszą mieć zapewniony kanał łączności między sobą, z obsługą techniczną oraz organizatorem spotkania.

Stabilny internet

Innym niezwykle ważnym elementem jest zapewnienie dobrego dostępu do internetu. Istotne jest także posiadanie przez wszystkich prelegentów oraz uczestników konferencji odpowiedniego sprzętu, jeżeli zdecydują się pracować z domu.

Alternatywnym rozwiązaniem może być nagranie wystąpienia z prezentacją i późniejsza transmisja.

Informacja o formie wydarzenia

Pamiętaj, aby poinformować uczestników o formie wydarzenia (konferencja online z tłumaczeniem zdalnym). Przekaż im wszystkie istotne informacje z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mogli się przygotować do spotkania.

Szkolenie

W przypadku gdy zdecydujesz się na skorzystanie z nowego, nieznanego wcześniej rozwiązania, wskazane jest krótkie szkolenie dla prelegentów. Dobrze też jest przygotować instrukcję dla uczestników, aby oswoili się z narzędziem. W czasie konferencji powinni skupić się na swoim wystąpieniu i na tym, co mają do powiedzenia. Niech nie zaprzątają sobie głowy, czy wręcz nie stresują się koniecznością obsługi platformy.

Test platformy do tłumaczeń zdalnych

Przed wydarzeniem nie zapomnij przeprowadzić testu platformy i połączeń online (tzw. dry run). Sprawdź czy u wszystkich działa sprzęt i czy połączenie jest stabilne.
To jest absolutnie NIEZBĘDNY punkt przygotowań do eventu.

Wsparcie techniczne

Ustne tłumaczenie zdalne to nie tylko tłumacze i platforma. To także wsparcie techniczne! Wiele biur tłumaczeń lub klientów o tym zapomina. Tłumaczenia zdalne wiążą się ze zdecydowanie większym obciążeniem dla tłumaczy, więc wsparcie techniczne jest niezwykle ważne. W każdej chwili mogą wystąpić problemy techniczne, zakłócenia, brak łączności, awaria sprzętu itp., których tłumacz sam nie będzie mógł ani umiał rozwiązać. Trzeba dysponować wsparciem fachowej osoby – najlepiej technika.

Bezpieczny transfer sygnału tłumaczenia online

Last but not least:  jako organizator konferencji online musisz też pamiętać o zabezpieczeniu samego transferu sygnału (dźwięku i obrazu) poprzez jego zakodowanie. Jest to niezbędne dla ochrony danych osobowych (RODO), poufności danych klientów (tajemnice handlowe) oraz praw autorskich (np. przed nieuprawnionym rejestrowaniem).

Tłumaczenie na odległość jest możliwe

Z naszego dotychczasowego doświadczenia wynika, że tłumaczenie zdalne, nawet bardzo dużych wydarzeń – na kilkaset lub kilka tysięcy osób jest możliwe. Trzeba tylko do tego podejść z głową i nie zapomnieć o specyfice działania online.

 

*RSI – Remote Simultaneous Interpretation